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【写作指南】邮件写作-咨询信息类-Email of inquiry requesting information

781 2022-07-27


邮件写作在同学们的留学生涯里是一项重要的技能,之前我们也有发布系列邮件写作的文章,以帮助同学们了解邮件写作的基本方法。

为了帮助同学们更好的掌握邮件写作,我们准备了常见邮件主题的写作技巧系列文章分享给大家,今天我们先一起来看看咨询信息类邮件的写作技巧吧!

我们可以一起来看看咨询信息类邮件写作示例:

▲商务邮件示例

示例是一封商务信息咨询邮件,而同学们在给学校部门或者课程导师写这类邮件时和示例会有些许不同,主题要加上自己的姓名学号,第一段需要再次说明自己的身份信息,第二段告知邮件写作目的,以及你想要知道信息的原因,其余部分皆可以和示例一样。


同时写作咨询信息类邮件有6个需要特别注意的地方:

Your email address
邮箱地址

不要使用私人邮箱去发送咨询信息类的邮件,使用私人邮箱发送这类邮件极有可能被拦截或者被投递到垃圾箱。所以同学们最好使用学校发给你们的学生个人邮箱去联系课程导师或者部门。

Subject line
主题

无论是哪种邮件,主题都是相当重要的。主题是收件人将看到的第一个信息点,因此简明扼要的主题能让你的收件人更快更精准的确定你的邮件是安全且含有重要信息的邮件。

主题行的内容将取决于同学们写这封电子邮件的目的或内容。因此写主题时需要注意下面两点:

①清晰具体:主题应该清晰展现你写邮件目的,让收件人看到你的主题就知道你的邮件是想要获取什么信息

②添加自己的信息:海外院校的办公室工作人员,每天可能会收到很多同学的邮件,因此在主题加上自己的姓名和学号可以让对方精准定位你的个人信息,可以更快的了解你的需求回复你的邮件。

Email opening
开头称谓

开头的称谓句常常会被同学们忘记,如果你的邮件里漏掉了称谓句,收件人会认为你是很不礼貌,尤其是在及其看重礼仪的英国。

称谓句包含两个部分:问候语+收件人称呼。问候语可以是dear,good morning等,但收件人称呼需要根据你对收件人的了解来确定,

完全不了解对方Dear officer/sir or madam,To whom it may concern

知道对方姓名Dear Mary

不知道对方姓名,但是知道对方职称Dear professor

除了不能漏掉称谓句以外,同学们也千万不能使用Hey,Hello,How is it going等作为开头称谓句。

Email body
正文

电子邮件正文应该足够详细,以免让收件人有疑惑,而且要简短而切题。当收件箱中有数十条尚未查看的邮件时,没有人愿意坐下来阅读冗长的电子邮件。

再完成自我介绍后,其余内容要保证做到以下要点:

简明扼要:只详细说明你的观点所需要的内容。

在要求收件人做某事或者回答问题时要说明原因:科学表明,如果被告知原因,人们会更容易被说服去做某事,如果原因对他们很重要,则更容易被说服。

合理使用截图或者视频:如果无法用几句话解释某事,可以添加屏幕截图、视频或链接以更好地解释它。

使用小标题:如果无法避免要写一封长电子邮件,可以为每部分写一个小标题。帮助收件人快速的了解你的邮件信息。

以粗体文本highlight具体请求或问题:以确保收件人不会错过最重要的内容(你的请求或问题)。可以将最重要的信息设置在单独的行中并以粗体显示。或者使用一些颜色,不过要注意的是不要使用太多不同的颜色,太过花哨也会让收件人抓不到重点。

Email ending
结尾句

解决了电子邮件正文中的所有要点,你就需要完成结尾句的撰写。咨询信息类邮件的结尾可以是:Iamlookingforward to your reply!

Email signature
落款签名

Your sincerely/Your faithfully/Regards/Best regards/Best wishs,xxx

同学们可以持续关注我们蔚蓝天地公众号,我们还会继续分享给大家邮件写作的技巧,也希望这些内容能够让同学们在面对不同的情况下写出清晰合适的邮件内容。

更多写作技巧相关内容,请联系蔚蓝天府老师!